Abstract
I contenuti pubblicati in rete sono sempre più complementari rispetto alle
risorse classiche, e le diverse istituzioni scientifiche e culturali stanno
progettando l'integrazione, nelle politiche di sviluppo delle raccolte, dei
materiali Internet.
L'aumento del numero di elementi prodotto dall'integrazione dei contenuti Web
non può essere trattato nella maniera tradizionale per tutto ciò che riguarda
l'acquisizione, la descrizione e l'accesso.
L "International Internet Preservation Consortium (IIPC)" è stato istituito nel
2003, tra istituzioni già coinvolte nell'archiviazione web. L'IIPC ha come
finalità la condivisione delle esperienze riguardo i requisiti specifici ed
anche lo sviluppo di metodi, strumenti e standard adeguati, che consentano l'interoperabilità
futura dei depositi, al fine di agevolare l'accesso incrociato a collezioni
importanti – e la fruibilità futura – con l'ausilio degli strumenti "smart
analysis" che saranno sviluppati.
Catherine Lupovici
Bibliothèque nationale de France
Archiviazione e catalogazione del documento elettronico nel web sui motori di ricercaSistema Informativo Documentale (abstract) I documenti sono un supporto, uno strumento ed un ... contenitore per produrre, comunicare e conservare la conoscenza. Concorrono, nel processo documentale, (con le persone della struttura organizzativa e con gli strumenti specifici di produzione, di comunicazione e di archiviazione) a dare corpo alle Unità Socio Tecniche (Ust) specifiche per lo svolgimento delle attività di servizio che sono proprie del trattamento documentale. Così si imposta il ruolo del documento nel processo documentale, della informazione giusta al momento giusto e si ottiene l’integrazione del processo di acquisizione documentale nelle fasi di produzione (interna/esterna), di trattamento (formale/informativo) ed utilizzazione legata ai problemi di flusso, di disponibilità ed accesso. Anche l’archiviazione, il ricovero elettronico (repository) e le modalità di accesso informatiche (Information Retrieval) non sono sufficienti se non si associano all’uso graduale (da rendere sistematico), di strumenti organizzativi (classificazioni, titolari, thesauri, …) della struttura documentale con il coinvolgimento di persone e di strumenti adeguati. Il Titolario di archivio, riattualizzato dal DPR 428/98, deve essere reso interattivo in ogni fase della acquisizione documentale per ottenere un sistema di gestione basato sulla aggregazione funzionale, dinamica e storica dei documenti. Aggregazione: verticale per l’organizzazione dei processi di produzione dei servizi orizzontale per l’organizzazione dei processi gestionali complementare alla impostazione ad ogni forma di gestione e di controllo che rappresenta il sistema di fascicolazione sistematica da ricercare puntualmente negli applicativi informatici orientati alla implementazione di tecniche di Gestione Documentale (Doc.BMS) così come esistono nei sistemi di Gestione delle Risorse (ERP). Dovrà essere possibile gestire (in una progressività spazio/temporale) la quantità necessaria dei documenti/non-documenti ed i loro allegati, le versioni degli stessi documenti ed allegati, gli esemplari necessari, in un principio di contestualità, data dalla tecnologia informatica dei supporti informativi (primari od acquisiti), degli strumenti di comunicazione, ma anche dagli strumenti organizzativi impostati ed usati in modo omogeneo a livello della Organizzazione. Nello schema successivo si racchiudono tutti i principi della gestione spazio/temporale dei documenti: Operazioni sui Documenti
EVT.a-> LAV EVT.<-c Doc.a-> Atv EVT.a-> Doc.<-c Udo.a-><-c EVT.<-c LAV Doc.a-> Doc.<-c Udo.a-><-c come si acquisiscono i documenti - chi, dove, quando - sistematico le relazioni fra un evento (documento) di inizio ed un evento (documento) di riscontro la costituzione di unità documentali che evidenziano l’intervallo di tempo (programmato, imputato o solo rilevato) in cui è avvenuto un lavoro (relazione con il concetto di procedimento), la descrizione del lavoro insita nei contenuti dei documenti e nella loro sistematica associazione ai processi. La definizione di valenze (relazioni) date dai parametri identificativi, di contenuto e gestionali di ogni singolo documento trattato, nel suo stato con altri documenti omologhi nel processo che costituiscono, Il richiamo al principio della fascicolazione ed all’uso di strumenti adeguati di classificazione: la costituzione di Unità di Archiviazione (Uda, Fascicoli fisici e virtuali) e di Unità di Classificazione (Udc, Fascicoli Dinamici) Contemporaneamente si richiede: Di superare lo stato di dissociazione delle attività documentali fra Aree Organizzative diverse, utilizzando al massimo la tecnologia delle reti di comunicazione (interne/esterne) Di considerare l’acquisizione documentale: progressiva e totale (interoperatività fra Soggetti Attivi Diversi) Di avvicinare le attività di acquisizione documentale a quelle di utenza. Processo di Gestione Documentale Il processo di gestione documentale comprende: Il processo di acquisizione documentale (produzione, trattamento, utilizzazione) Il processo di comunicazione (trasferimento di documenti, informazioni, stati gestionali) Il processo di archiviazione (fascicolazione semplice e/o complessa, definizione di fondi documentali, ricovero ed utilizzazione).Il processo di acquisizione documentale è compresente al processo di comunicazione in quanto definisce ed imposta il come (chi, dove e quando) in modo sistematico di ogni attività sui documenti. Il Flusso dei documenti (comunicazione), da un punto di vista della soddisfazione dei bisogni di utenza, prevarica la Tecnologia (Cartacea e/o informatica) del Supporto Informativo. L’archiviazione diventa un processo dinamico con l’uso delle tecnologie informatiche (prodotti IT). Il processo di gestione documentale coinvolge funzionalmente ed operativamente i seguenti elementi del Sistema informativo/documentale: a) il documento reale che viene prodotto all’interno e/o all’esterno di una Organizzazione per comunicare fra Corrispondenti (CRS), per utilizzare informazioni da parte di Utenti (UTN) e per essere conservato in Archivi. b) il documento virtuale, prodotto attraverso la registrazione con esa.GEN, per gestireogni specifico Documento Reale acquisendo i seguenti parametri: i riferimenti identificativi di ciascun documento, prodotto per essere trattato ed utilizzato (processo di acquisizione documentale) i riferimenti di contenuto di ciascun documento trattato (processo di fascicolazione semplice e/o complessa) i riferimenti gestionali condizionanti in varie forme il processo di comunicazione e di trattamento statistico/funzionale dei dati acquisiti sistematicamente con esa.FPF c) i Soggetti della rete di comunicazione, che sono: c.1.- i Soggetti Esterni (Sgt.EST) alla Organizzazione/Amministrazione, rappresentati dalla generale tipologia dei Corrispondenti Esterni (CRS.EST = chi produce, dove e quando i documenti). Identificano l’Area EST (= area esterna alla Organizzazione) c.2.- i Soggetti Interni alla Organizzazione/Amministrazione (Sgt.IST) rappresentano la tipologia generale dei Corrispondenti interni (CRS.IST = chi produce, dove e quando i documenti). Identificano l’Area IST (= area data dalla somma di tutte le AOR/UOR - Aree Organizzative/Unità Organizzative) c.3.- i Soggetti Interni a ciascuna AOR/UOR appartenente alla Organizzazione/Amministrazione, rappresentati dalla tipologia specifica dei Corrispondenti Interni (CRS.INT= chi produce, dove e quando i documenti all’interno di ciascuna UOR/UOP Unità Organizzativa/Unità Operativa di una Organizzazione / Amministrazione). Identificano l’Area INT (= area data dalle UOR/UOP di ciascuna Area Organizzativa) d) I Soggetti Attivi (Sgt.Atv), che sono AOR/UOR che hanno attivato al loro interno uno o più Soggetti Operatori (Sgt.Opr) muniti di risorse specifiche (persone, strumenti e documenti) per operare sui documenti, attraverso l’uso di applicativi esa.GEN per produrre, trattare ed utilizzare i Documenti Virtuali (che rappresentano i Documenti Reali registrati). d.1.- i Soggetti Attivi (Sgt.Atv) consentono di identificare in modo univoco le registrazioni effettuate all’interno della Organizzazione/Amministrazione, (concetto di Appartenenza). d.2.- i Soggetti Operatori (Sgt.Opr) appartengono a Unità Socio Tecniche (Ust) che sono UOP munite di risorse specifiche (persone, strumenti e documenti) per operare sui documenti e) Le Unità Socio Tecniche utilizzatrici di applicativi esa.GEN (Ust.esa.FPF), svolgono attività di gestione: e.1.- del flusso della Posta (INT/IST/EST) (funzioni esa.F**) e.2.- della protocollazione accentrata e/o decentrata presso i Sgt.Atv abilitati (funzioni esa.* P*) e.3.- della fascicolazione dei documenti (impostazione automatica della struttura di archivio) (funzioni esa.** F) f) Il livello di Accentramento o di Decentramento delle attività di Registrazione dei Documenti possono configurare le relazioni seguenti: f.1.- Soggetto Attivo ad un Livello Generale della Struttura Organizzativa. Questo caso configura una gestione di servizio documentale centralizzata, per cui tutti i Soggetti Operatori sono Corrispondenti Interni, f.2.- Soggetti Attivi ad un Livello Delegato Primario attivato presso una o più AOR della Struttura Organizzativa. Questo caso configura una gestione di servizio Documentale delegata ad una o più AOR. I Soggetti Operatori appartenenti ad ogni AOR attivata come Soggetto Attivo sono Corrispondenti IST per le altre AOR e sono Corrispondenti Interni per la propria AOR, f.3.- Soggetti Attivi ad un Livello Delegato Complementare attivato presso una o più UOR di ogni AOR. Questo caso configura una gestione di servizio Documentale delegata ad una o più UOR. I Soggetti Operatori appartenenti ad ogni UOR attivata come Soggetto Attivo sono Corrispondenti IST per le altre UOR e sono Corrispondenti Interni per la propria UOR, Più si sale nella Struttura Organizzativa, più le attività svolte sono attività di servizio documentale per i livelli inferiori; più si scende nella Struttura, più le attività di servizio si integrano con le attività di utilizzazione e di produzione dei documenti. Unità documentali di una struttura documentale:
Le categorie di un titolario rappresentano le macro suddivisioni della struttura archivistica Richiamano, in modo complesso, gli aspetti dei documenti che interessano il contenuto, la funzionalità e lo spazio/tempo Le Classi di ogni categoria di un titolario funzionale possono Indicare la tipologia dei servizi da attivare e/o attivi con i documenti Indicare e rappresentare tipologie di Processi complessi Aprono dinamicamente a successive specificazioni degli attributi dei documenti Le Linee di Classificazione (Articoli) possibili in ogni Classe Determinano l’individuazione (puntuale e/o dinamica) di fondi e/o sottofondi documentali. Possono essere specializzate dalla associazione di una o più procedure. Ciascun fascicolo individuato in articoli /classi /categorie rappresenta uno specifico processo complesso/semplice rappresenta l’individuazione di specifici Sgt.Atv ed in questi di Sgt.Opr individua specifiche procedure ed attività sui documenti. Ciascun sottofascicolo individuato in fascicoli/articoli/classi/categorie rappresenta uno specifico processo semplice /elementare rappresenta l’individuazione di specifici Sgt.Opr di Sgt.Atv strutturalmente definiti individua puntuali procedure con documenti I documenti di ciascun fascicolo/sottofascicolo sono propriamente acquisiti con le attività specifiche di un processo di servizio: che attiva le forme di trattamento documentale necessarie che finalizza le attività ad una utenza per la produzione di valore aggiunto informativo che attiva tutte le forme di gestione documentale necessarie in sicurezza e finalità correnti, di deposito e storiche Ciascuna Unità documentale: acquisisce ed integra gli attributi (Idt/Cnt/Gst) dei documenti che la caratterizzano rappresenta un ciclo elementare di attività iniziate e concluse nello spazio/tempo con le attività con, su e per i documenti indica la successione spazio/temporale delle fasi (lavoro) di un processo identifica uno specifico procedimento (tecnico/amministrativo) Ciascun documento: Identifica le attività procedurali richieste e/o eseguite con o su una procedura reale procedura dinamica scandita dalla acquisizione di documenti procedura prestrutturata che scandisce l’acquisizione di documenti procedura che insiste su uno o più processi rappresenta una attività specifica elementare determinata dalla finalità del documento condizionata dalla caratterizzata dai suoi attributi determina condizionamenti spazio/temporali e storico/statistici . Ciascun attributo ù
Gli attributi dei documenti: sono distinti in:
condizionano la logistica di acquisizione documentale (aspetti legati alla fisicità/tecnologia dei documenti) la potenzialità informativa delle unità documentali (aspetti legati al contenuto dei singoli documenti) gli aspetti gestionali logico/funzionali ed informativi (aspetti legati alle relazioni che sono determinate dalla finalità della Acq.Dcm.)
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L' informazione che non può essere usata non esiste.